Modèle conceptuel des données

Comment choisir son prestataire pour sa base de données ?

Vous n’avez pas le temps ou bien vous n’êtes pas certain de vos compétences et vous avez décidé de confier la réalisation de votre base de données à un prestataire externe. C’est peut-être une sage décision. À condition de choisir le bon professionnel et de savoir quoi lui demander exactement. Si vous en êtes à ce point de votre réflexion, les contenus suivants pourraient aussi vous plaire : Combien coûte une base de données ? Combien de temps prend la réalisation d’une base de données ? Combien de temps dure une base de données ? Pourquoi est-ce difficile de construire une base de données ?

Un projet de base de données confié à une entreprise extérieure impose de passer beaucoup de temps en amont pour bien cadrer le projet. Ensuite, il faudra être présent tout au long de la réalisation pour répondre prestement aux demandes du prestataire afin de pouvoir valider / réagir / corriger car il y aura forcément des points de détails sur lesquels se pencher et des décisions à prendre.

Si vous le pouvez, travaillez par recommandation. C’est passe-partout comme réponse mais pour les projets complexes et à longue durée de vie (typiquement un projet de base de données), c’est l’idéal. Si ce n’est pas possible, plusieurs pistes vous permettront de prendre la bonne décision dans la choix du prestataire.

  • Rencontrer le professionnel. Le premier contact peut se faire à distance pour débroussailler le besoin. Ensuite, surtout si votre besoin est spécifique (et il l’est certainement sinon vous auriez pris une base de données sur étagère), il faut se rencontrer en vrai pour une ou plusieurs séances de travail. Pour bien préparer ces premières rencontres, il faut transmettre en amont les éléments principaux. Ça peut être une ébauche de cahier des charges, des indications techniques sur l’existant, des documents types…
  • Être le plus transparent sur le besoin à informatiser mais aussi les écueils déjà rencontrés, le budget estimé, les délais attendus et les points critiques permettra aux prestataires de juger la faisabilité du projet. Le prestataire ne pourra pas, à ce stade, proposer une offre ferme mais une première idée à la louche du budget et du temps de réalisation pourra être évoqué. Le prestataire qui évoque un prix ferme à cette étape fait un pari. Le diable se niche dans les détails et sans examen approfondi, il est difficile d’être certain de son chiffrage. Ou alors le prestataire se base uniquement sur ce qui est dit/écrit et prévoit de faire payer tout ce qui n’est pas explicitement demandé (attention aux débordements). Ou alors, le prestataire vend un outil qu’il personnalise et vous devrez rentrer dans le périmètre de la personnalisation (ça peut être un bon choix ou une vraie catastrophe).
  • Le prestataire doit comprendre ce qu’il faut informatiser. Quels sont les process métiers, qui fait quoi, quand, comment, pourquoi… Le prestataire n’a pas forcément besoin de connaître le métier mais il doit avoir une vision claire de comment tout s’enchaîne. Cette étape nécessite d’échanger avec la direction qui donne le cadre et la vision mais aussi avec les utilisateurs du quotidien car ce sont eux qui vont utiliser (correctement ou pas) la base de données. Ces utilisateurs finaux sont très importants dans la construction de la base car ils pratiquent au jour le jour. Leurs retours d’expériences, suggestions et avis sont fondamentaux dans la conception d’une base vraiment utile et efficiente.
  • Le prestataire demandera l’accès à l’existant. Documents clés, extraits de fichiers, accès à l’outil actuel… Pour plus de confiance, le prestataire devra proposer de signer un accord de confidentialité.
  • Le prestataire doit être capable d’ajuster son discours au votre : utilisation de votre vocabulaire métier, explication, simplification… Il n’y a pas besoin de charabia technique à cette étape (le vocabulaire technique des bases de données n’est utile qu’entre informaticiens). À l’inverse, le prestataire ne doit pas se contenter de dire que c’est possible. S’il dit oui à tout sans creuser, il y a anguille sous roche. C’est pour cela qu’en avant-vente il y a souvent 2 intervenants chez le prestataire : un profil plutôt commercial et un profil plutôt technique. Les 2 peuvent intervenir ensemble ou l’un après l’autre mais l’un sans l’autre, ça ne fonctionne pas. Le profil technique va juger de la faisabilité et est capable d’estimer le travail à réaliser. Le profil commercial fait, le plus souvent, l’interface (la traduction) avec le client. Parfois, c’est la même personne qui a ces 2 compétences. N’échanger qu’avec le profil commercial est dangereux. Au delà du tout est possible typique des discours commerciaux, qu’en est-il du fond du besoin ? N’échanger qu’avec le profil technique est parfois difficile car on entre très vite dans les détails et on oublie la finalité…
  • Le prestataire doit proposer une démarche ou une méthode pour travailler ensemble. Pour la modélisation, ça peut être Merise ou UML par exemple. Par contre, le prestataire pourra difficilement parler de technos à ce stade. Ce sont les besoins, les volumes de données à traiter et le budget qui dirigeront vers telle ou telle base de données. Aucun SGBD n’est parfait ni passe-partout et c’est le besoin qui doit piloter la techno. Ce n’est pas au projet client de s’adapter à la techno maîtrisée par le prestataire. Dans la réalité, chaque prestataire a ses technos favorites et sauf à lancer un projet vraiment important, il y a peu de risque.
  • Le prestataire doit expliquer son approche : plutôt cycle en V ou approche agile ? Les deux fonctionnent très bien mais dépendent grandement de votre façon de voir les choses et de votre capacité à formaliser votre besoin…
  • Le prestataire devra pouvoir vous transmettre des noms de personnes à contacter sur d’autres projets réalisés. Et vous devrez les contacter pour savoir comment ça s’est passé. Il peut être difficile de juger les compétences techniques (chacun son métier) mais il y a une importante part de soft-skills et d’ajustements en cours de route dans la construction d’une base de données : est-il facile d’échanger ? mes demandes sont-elles prises en compte ? sont-elles comprises ? sont-elles implémentées vite et bien ? peut-on faire marche arrière, accélérer ou prioriser certains points ? le projet peut-il évoluer en cours de route ? Attention, voir des réalisations précédentes du prestataire ne fait pas forcément sens et savoir que le prestataire a déjà travaillé dans le même secteur d’activité n’est pas forcément une exigence.
  • Pour simplifier l’ensemble, il peut être judicieux de se faire épauler sur la formalisation du besoin. Certains spécialistes proposent ce type de mission (consultant AMOA) et joue le rôle de chef de projet temporaire côté client. Ce sont eux qui débroussaillent et qui cadre le besoin. Ce sont eux aussi qui discutent avec les prestataires potentiel, qui mettent sur pied le cahier des charges et qui suivent l’avancée du chantier.
  • Enfin, l’offre réalisée par le prestataire doit être détaillée et être très précise sur ce qui est compris / non compris, les coûts one-shot/récurrents et ce qu’il se passe en cas de changement / ajout / retrait de fonctionnalités.

Une projet de base de données est un projet complexe qui entraînera nécessairement un choix difficile avec des ajustements et des concessions. Il ne faut donc pas se presser et accepter de prendre le temps de bien préparer le terrain afin de trouver le prestataire qui corresponde le mieux et croiser les doigts pour tomber sur la perle rare qui livrera en temps et en heure le projet finalisé parfait !

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