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Quand préférer Access ? Quand préférer SQL Server ?

Dans la famille Microsoft, Ms Access et SQL Server sont deux outils permettant de réaliser des bases de données. Est-ce qu’Access est une bonne base de données ? Qui utilise encore Ms Access ? Quelles alternatives à Access ?

Aujourd’hui, rares sont les professionnels à conseiller encore Ms Access. Sa grande simplicité ne lui enlève pas ses nombreux problèmes. Mais entre le vrai besoin pro et le besoin d’une TPE/petite PME, Access a encore ses adeptes et permet de lancer rapidement une petite application, certes sans envergure, mais qui « fait le job ».

Ms Access, la base de données pour des besoins simples

Access, est un outil de base de données relationnelles disponible avec la suite Office. Simple d’utilisation et permissif, il permet aux utilisateurs non informaticiens les plus volontaires (curieux, courageux, un peu geek) de créer de « petites » bases. Le terme « petite » n’est pas seulement lié à la masse des données qu’il est possible d’enregistrer. Ms Access supporte assez bien la charge jusqu’à plusieurs dizaines de milliers de lignes de données (2Go max au total).

Surtout, Ms Access permet d’appliquer des interfaces de type logiciel (avec écrans, boutons, contrôles, états, exports Word et Excel pour publipostage…) par dessus des données pas forcément très bien organisées.

Les assistants et outils proposés (requêteur graphique, éditeur de macros, VBA) permettent de créer et de déployer en mode multi-utilisateur des bases sans se soucier des aspects les plus techniques. Pour simplifier, Ms Access permet d’appliquer une belle présentation par-dessus des tableurs Excel.

Ms Access permet aussi de créer des bases de données basées sur les règles des SGBDR mais il faut pour cela faire intervenir une personne ayant les connaissances nécessaires en création de base de données.

En alternative à Ms Access, il y a l’outil Base de LibreOffice/OpenOffice qui ressemble beaucoup en terme d’approche. Sinon, il y a l’incontournable MySQL qui reste toutefois beaucoup plus aride pour les utilisateurs ayant déjà manipulé Access et ses assistants.

SQL Server pour les bases fiables et capables d’absorber d’importants volumes de données

Avec SQL Server, on change d’envergure. L’outil est destiné à un public de techniciens et va beaucoup plus loin qu’Access en terme de périmètre fonctionnel : il fait plus de choses, de façon plus efficiente et plus rapide.

C’est un SGBD complet et complexe destiné à propulser de solides bases de données capables d’encaisser des contraintes lourdes : volume important de données, connexions simultanées importantes, sécurité poussée, haute disponibilité… Bref, les non-informaticiens passeront leur chemin.

Les outils concurrents les plus connus de SQL Server sont Oracle et PostgreSQL. Il y a aussi une version Express de SQL Server qui est gratuite mais limitée.

Quel outil de base de données choisir entre Access et SQL Server ?

Ms Access est indiqué si :

  • Vous avez un « tout petit » besoin de type tableur renforcé
  • Vous avez peu de temps à consacrer à la conception de la base de données
  • Vous n’êtes pas informaticien et ne prévoyez pas de le devenir
  • Vous avez déjà Ms Access installé su vos machines
  • Peu d’utilisateurs travailleront en même temps sur la base et ils seront situés dans les mêmes locaux
  • Vous n’avez pas les poches bien profondes pour ce projet

SQL Server doit être envisagé si :

  • Vous connaissez déjà les bases de données et vous maîtrisez les concepts fondamentaux ainsi que le SQL
  • Votre base de données actuelle est sous Access et vous sentez que vous arrivez aux limites de l’outil
  • Vous avez du temps devant vous et les résultats se mesureront sur un temps long
  • La base de données est amenée à se développer en terme de fonctionnalités
  • Vous avez des contraintes fortes en terme de performance et/ou de sécurité
  • Vous avez du budget

Photo : John Nakamura Remy